Politique de confidentialité

Le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018, renforce et complète certaines obligations en la matière et notamment celles issues de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. Dans ce cadre, les études du groupe Malard Associés mettent en œuvre de nouvelles mesures et renforcent ainsi la protection des données personnelles des personnes concernées. Elles s’engagent à fournir toutes les preuves de conformité qui peuvent être exigées par les autorités de contrôle.

La présente politique de protection des données personnelles a pour objet d’informer de façon claire, simple et complète les personnes concernées sur la manière dont les études du groupe Malard Associés en leur qualité de responsable de traitement, collectent, conservent et utilisent les données à caractère personnel les concernant, et sur les moyens dont elles disposent pour contrôler cette utilisation et exercer leurs droits.

 

Le terme Donnée Personnelle renvoie à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir d’une personne qui pourrait être identifiée directement ou indirectement grâce notamment à son identité physique, physiologique, économique, culturelle ou sociale.

Les données personnelles que les études possèdent concernent les catégories suivantes :

• Données d’identification ;
• Données de contacts et/ou de coordonnées ;
• Vie professionnelle ;
• Vie personnelle ;
• Données de connexion et/ou de localisation ;
• Données financières.

Parmi celles-ci, certaines peuvent être considérées comme sensibles et font l’objet d’un respect de la réglementation de la part des études du groupe Malard Associés.

Les études du groupeMalard Associés sont amenées à recueillir des sonnées personnelles dans le cadre notamment de dossiers traités par elles, de missions qui leur sont confiées, de prestations de services en relation avec leur activité, de rencontres professionnelles, de candidatures, de votre venue dans leurs locaux, ainsi qu’à l’occasion de votre connexion fréquentation de notre site internet, etc…

Les données personnelles sont celles que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements provenant des études du Groupe Malard Associés, ou celles qui sont collectées via des documents reçus ou réunis par elles, que ce soit sous format dématérialisé ou sous format papier.

Les études du groupe Malard Associés ne collectent que les données nécessaires pour leurs activités et mettent en œuvre les mesures de protection des données personnelles dès leur réception. Aussi, les études du groupe Malard Associés, ne collectent que les données et informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Ces données personnelles sont aujourd’hui collectées :

• Soit sous forme de papier, dans les locaux des études du groupe Malard Associés ou dans les locaux du prestataire chargé de gérer leurs archives physiques ;
• Soit sous forme numérique, dans les serveurs des études du groupe Malard Associés, que ce soit ceux présents physiquement dans les locaux des études du groupe Malard Associés, ou ceux situés dans notre/nos hébergeur(s) d’infrastructure ;
• Soit encore sous forme numérique dans les serveurs des logiciels exploités sous forme de Saas (Software as a Service) qu’utilisent les études du groupe Malard Associés dans le cadre de leur activité professionnelle en lien avec les prestations pour lesquelles vous les sollicitez.

Les données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Selon les cas, les données personnelles pourront être utilisées dans le but de :

• Traitement de dossiers , de missions, etc. ;
• Demander, obtenir ou recevoir des informations sur les études du groupe Malard Associés ;
• Participer aux actions de communications, informations juridiques et organisation d’évènements des études du groupe Malard Associés ;
• Participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer les services des études du groupe Malard Associés, ainsi que la connaissance de leurs clients et prospects ;
• Traiter votre candidature à un poste.

Les études du groupe Malard Associés sont également susceptibles d’utiliser vos données personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur.

Aucun traitement de données personnelles ne peut être entrepris sans une finalité spécifique.

 

Les données personnelles sont traitées par les études du groupe Malard Associé dans les cas autorisés par la réglementation et en particulier dans les conditions suivantes :

• Dans le cadre de l’activité d’Office Notarial des études du groupe Malard Associés ;
• Les études du groupe Malard Associés, toute tenues aux mêmes obligations, peuvent partager entre elles les données personnelles utiles à vos demandes de prestation liées à leur activité d’Office Notarial ;
• Lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de données personnelles ;
• Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (tels que : prise en charge d’un dossier, partage d’information relatives à un dossier, candidature, etc…) ;
• Pour le respect des obligations légales ou réglementaires auxquelles sont soumises les études du groupe Malard Associés de par leur activité d’Office Notarial, mais également au titre d’obligations connexes (comme par exemple, la lutte contre la fraude, le blanchiment et le terrorisme) ;
• Lorsque les intérêts légitimes de l’une des études du groupe Malard Associés peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (comme par exemple, les mesures de sécurité informatique, les modifications apportées à notre infrastructure informatique ou les changements de prestataires) ;
• Pour les mineurs de moins de dix-huit (18) ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.

Les données personnelles étant confidentielles, seuls les membres des études du groupe Malard Associés dûment habilités ou des personnes dûment habilitées par elles peuvent y accéder, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation, ainsi qu’à leur communication à tous tiers habilités.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter ponctuellement des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions et sont tenus par une obligation de confidentialité.

La politique des études du groupe Malard Associés est de ne recourir qu’à des prestataires situés sur le territoire de l’Union Européenne.

Cependant, dans l’hypothèse d’un recours à un prestataire qui serait situé en dehors de l’Union européenne, les études du groupe Malard Associés s’engagent à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que les données personnelles bénéficient d’un niveau de protection conforme à la règlementation.

 

Les études du groupe Malard Associés veillent à protéger et sécuriser les données personnelles afin d’assurer leur confidentialité et ainsi empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la règlementation.

Cependant, aucune transmission ou aucun stockage de données ne sont jamais totalement sécurisés. En conséquence, nous ne pouvons pas garantir la sécurité infaillible de l’information transmise ou stockée sur les serveurs d’hébergement.

Lorsque la divulgation de données personnelles à des tiers est nécessaire et/ou autorisée, et sauf obligations légales ou réglementaires des études du groupe Malard Associés, ces dernières s’assurent que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par elles et exigent des garanties contractuelles afin que, notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités poursuivies, avec le niveau de confidentialité et de sécurité requis.

Conformément à la règlementation, en cas d’atteinte avérée aux données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les études du groupe Malard Associés s’engagent à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées.

 

Les données personnelles sont conservées pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.

Les durées de conservation pour les quelques grandes catégories de données personnelles sont :

• Données personnelles des clients/prospects/partenaires d’affaires : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 30 ans après le dernier contact avec ce dernier ou l’archivage informatique de son dossier ;
• Données personnelles de connexion à notre site internet : un an après la dernière connexion ;
• Données personnelles des candidats : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).

 

8.1. Droit d’accès et de communication des données personnelles

Vous avez la faculté d’accéder aux données personnelles qui vous concernent.

Cependant, en raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe aaux études du groupe Malard Associé, vous êtes informé que votre demande sera traitée sous réserve que vous rapportiez la preuve de votre identité.

Les études du groupe Malard Associés seront en droit, le cas échéant, de s’opposer aux demandes illégitimes ou manifestement abusives (de par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique).

8.2. Droit de rectification et de suppression des données personnelles

Au titre de ce droit, la règlementation vous autorise à demander la rectification, la mise à jour, le verrouillage ou encore l’effacement de données personnelles vous concernant qui peuvent s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

En outre, vous pouvez définir des directives générales et particulières relatives au sort des données à caractère personnel après votre décès. Le cas échéant, les héritiers d’une personne décédée peuvent exiger de prendre en considération le décès de leur proche et/ou de procéder aux mises à jour nécessaires.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la règlementation (notamment conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime des études du groupe Malard Associé à conserver les données), vous avez le droit de demander aux études du groupe Malard Associés l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
• Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

8.3. Droit de retrait du consentement au traitement de données personnelles

Lorsqu’une étude du groupe Malard Associés traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. En revanche, et conformément à la règlementation, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

8.4. Droit d’opposition

L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :

• Lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ;
• Lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

8.5. Délégué à la protection des données

Les études du groupe Malard Associés ont désigné, conformément à la règlementation, un délégué à la protection des données qui est :

Cil.not, une entreprise du Groupe ADSN

SASU au capital de 100 000 euros – RCS Aix-en-Provence 793 219 858 Siège social : 95 avenue des Logissons – 13107 Venelles cedex Téléphone : 0800 306 212 puis « autre demande »

Télécopieur : 04 42 54 42 42

e.mail : cil@notaires.fr • http://groupeadsn.notaires.fr

8.6. Exercer vos droits

Pour toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits ci-dessus mentionnés, vous pouvez envoyer un courrier ou un courriel accompagné d’une copie d’une pièce d’identité :

a) Au Délégué à la protection des données ci-dessus indiqué

b) A Malard Associés, Directeur opérationnel, 32, rue de Malte, 75011 Paris, ou e-mail à dirop@malardassocies.fr

 

Lors de vos connexions sur le site web des études du groupe Malard Associés, des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dénommés « cookies ».

Malard Associés, en tant qu’éditeur de ces sites, pourra procéder à l’implantation d’un cookie sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile etc.) afin de vous garantir une navigation fluide et optimale.

Les « cookies » (ou témoins de connexion) sont des petits fichiers texte de taille limitée qui nous permettent de reconnaître votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile aux fins d’amélioration de nos services.

Les informations recueillies par le biais des cookies ne permettent en aucune manière de vous identifier nominativement. Elles sont utilisées exclusivement pour nos besoins propres afin d’améliorer l’interactivité et la performance de nos sites.

Aucune de ces informations ne fait l’objet d’une communication auprès de tiers sauf lorsque l’une des études du groupe Malard Associés a obtenu au préalable votre consentement ou bien lorsque la divulgation de ces informations est requise par la loi, sur ordre d’un tribunal ou toute autorité administrative ou judiciaire habilitée à en connaître.

Chaque navigateur Internet propose ses propres paramètres de gestion des cookies. Pour savoir de quelle manière modifier vos préférences en matière de cookies, vous trouverez ci-dessous les liens vers l’aide nécessaire pour accéder au menu de votre navigateur prévu à cet effet :

Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr

Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies

Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies#ie=ie-11

Opera : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html

Safari : https://support.apple.com/kb/PH21411?viewlocale=fr_FR&locale=fr_FR

Pour de plus amples informations concernant les outils de maîtrise des cookies, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser